Trộn thư (Mail Merge trong excel) là một trong những công vắt vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi phải gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, e-mail hay tựa thư vào Word bằng phương pháp hợp nhất tin tức bạn gồm trong trang tính Excel. Học excel nâng cấp Online đã cung cấp cho mình tổng quan liêu của công năng này và chỉ dẫn trộn thư theo từng bước.Bạn đang xem: link dữ liệu trường đoản cú excel sang word sử dụng mail merge

Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge trong excel) rất có thể trông khó khăn, mà lại trên thực tế quá trình này khá đối chọi giản.

Bạn đang xem: Cách trộn dữ liệu từ excel sang word

Dể giúp đỡ bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư có 3 tài liệu:

Văn phiên bản Word đựng mã ứng với từng phần núm thể.Tệp nguồn trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, từng hàng là một người nhận.Bản Word cuối cùng với thư, email, phong bì hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:

Khi bạn trộn thư (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word đã lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của bạn nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel sẽ có toàn bộ thông tin bạn có nhu cầu bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều showroom liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều quan trọng đặc biệt cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel nên khớp với các phần bạn có nhu cầu sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với những người đọc bởi Tên, hãy chắc hẳn rằng đã sinh sản hai cột họ với tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên bạn nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và thành phố riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, quý hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc xong xuôi bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.Nếu các bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.

Cách trộn thư từ bỏ Excel quý phái Word:

Khi kết thúc và soát sổ lại trang tính Excel, chúng ta đã sẵn sàng chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy một ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một list người thừa nhận trong Wrd 2010, tương tự như cho Word 2013.

Nếu chúng ta đã soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc chế tạo ra một tư liệu mới.Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), e-mail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.


*

Chú ý. nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc dưới mặt trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.


*

Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Chú ý. Phòng dự phòng những thông tin hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số với tiền tệ lúc trộn thư trong Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng xuất xắc tiền tệ theo vô số phương pháp khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, bạn cũng có thể thực hiện tại trực tiếp vào văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn biến hóa định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong những bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau đã hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhấn vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 giúp xem kết quả.

Xem thêm: Ngôi Làng Xì Trum Tập 1 / Htv3 Hoạt Hình Tiếng Việt, Làng Xì Trum Tập 1 / Htv3 Hoạt Hình Tiếng Việt

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bởi dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la với dấu phẩy phân cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bởi dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc tức là số âm và một lốt gạch nối cho giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.

Định dạng ngày tháng với thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ
“HH:mm:ss”10:45:32

Bạn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng cùng giờ, tuy nhiên nhớ rằng M thay mặt cho mon còn m thay mặt cho phút.

Thay đổi format của ngày tháng cùng giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời hạn hiện trên trong văn bạn dạng trộn thư, bạn có thể thay đổi định hình của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu như khách hàng chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE “M/d/yyyy”Nhấp yêu cầu vào vùng và chọn Edit Fields từ list tùy chọn.


*

Trong hộp thoại Field, đảm bảo rằng ô Field names được định dạng Date. Chọn định dạng mong ước trong Date formats với nhấn OK.


*

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên format khi cập nhật, ghi lại chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở toàn khu vực cần điền và hiệu quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của các chỗ trống
F9Cập nhật khu vực trống được chọn. đặt con trỏ vào bất kể ô trống nào với nhấn F9 để cập nhật
F11Đến chỗ trống cần điền sau
Shift + F11Đến khu vực trống yêu cầu điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn phiên bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel với văn phiên bản Word, mối cung cấp trộn thư đã không auto cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bạn dạng trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một địa điểm trống
Ctrl + F11Khóa nơi trống nên điền. Tác dụng sẽ ko được update khi tin tức nguồn của Excel núm đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa khu vực trống buộc phải điền. Tác dụng chỗ trống đang được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ links chỗ trống phải điền. Nơi trống sẽ được xóa vĩnh viễn ngoài văn bản và sửa chữa thay thế bằng giá bán trị bây giờ hiển thị dưới định hình bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + LChèn số trang bị tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn có thể tạo thư auto từ dữ liệu Excel lịch sự Word – khả năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm gớm nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi dacnhiem.vn Online.

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào các bước một cách công dụng thì chúng ta còn buộc phải sử dụng giỏi các hàm, các công nạm khác của Excel:

Một số hàm cơ phiên bản thường chạm mặt như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điểm kiện, những điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, các điều kiệnCác hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm kiếm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ thường được sử dụng như:

Định dạng theo đk với Conditional formattingThiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data ValidationCách để Name và thực hiện Name vào công thứcLập report với Pivot Table…

Rất nhiều kỹ năng và kiến thức phải không nào? tổng thể những kỹ năng này chúng ta đều có thể học được vào khóa học EX101 – Excel từ cơ bạn dạng tới chăm gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp cho bạn hệ thống kiến thức một biện pháp đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không còn có số lượng giới hạn về thời gian học tập nên bạn cũng có thể thoải mái học bất kể lúc nào, tiện lợi tra cứu vớt lại kỹ năng và kiến thức khi cần. Hiện giờ hệ thống đang có ưu đãi vô cùng lớn cho chính mình khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: dacnhiem.vn.Online