Giảm dung lượng file Excel ko khó, tuy vậy bạn muốn tìm kiếm một phương pháp nén file nhanh nhất. Cùng dacnhiem.vn tìm kiếm hiểu về những cách thực hiện dưới đây nhé.

Bạn đang xem: Giảm dung lượng file excel online

Các file Excel thường trở nên khá nặng cùng chậm mỗi khi bạn thêm dữ liệu hoặc chỉnh sửa. Việc tệp tin Excel tất cả dung lượng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc mở đọc, chỉnh sửa tuyệt gửi mang lại người khác, đặc biệt là qua mạng Internet. Vậy bao gồm những giải pháp giảm dung lượng tệp tin Excel nhưng không có tác dụng mất đi dữ liệu quan lại trọng?


NỘI DUNG BÀI VIẾT


Loại bỏ dữ liệu/trang tính ko cần thiết

Ngay cả những trang tính trống vào Microsoft Excel cũng chiếm một lượng dung lượng nhất định. Vì vậy nếu trang tính ko quan trọng, hãy xóa nó đi hoặc copy thanh lịch một tệp tin excel khác.

Để ẩn trang tính bạn nhấn chuột phải vào thương hiệu một Sheet >> Chọn Hide. Tương tự bạn gồm thể làm với các hàng cùng cột.

*
Ẩn đi những trang tính ko cần thiết

Chuyển đổi file Excel sang trọng định dạng nhị phân (XLSB)

Đây là một mẹo khá tốt để gồm thể giảm dung lượng file Excel cơ mà không phải chỉnh sửa đến nội dung của file. Các bước để chuyển tệp tin hoặc lưu tệp tin Excel dưới định dạng XLSB gồm:

Bước 1: Mở file Excel bạn muốn chuyển đổi. Mở tab File, chọn Save As. Bước 2: lúc giao diện Save As được mở, chọn Browse để mở hộp thoại Save As. Bước 3: vào hộp thoại Save As, ở mục Save as type (dưới tệp tin name), bạn chọn định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb).
*
Chọn Excel Binary Workbook Bước 4: Nhấn vào nút Save. Hôm nay file Excel tất cả dung lượng nhỏ hơn sẽ được lưu về máy tính xách tay của bạn.

Xóa định dạng gồm điều kiện

Định dạng dữ liệu góp người coi xác định dữ liệu quan lại trọng một giải pháp nhanh chóng. Thông thường người ta thường tô màu với thêm icon và sử dụng những quy tắc riêng để định dạng dữ liệu. Mặc dù nếu gồm quá nhiều ô được định dạng dữ liệu thì khả năng load của file sẽ bị chậm hơn rất nhiều. Để giảm dung lượng tệp tin Excel bằng cách xóa định dạng bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Mở tệp tin Excel cần giảm dung lượng, chọn một ô được định dạng >> Chọn Home >> ChọnConditional formatting

Bước 2: khi thanh chức năng xổ xuống, bạn bao gồm thể lựa chọn. Hãy tìm cùng nhấn vào Clear Rules. Chọn một trong các 2 tính năng sau:

Để xóa định dạng 1 ô đó, chọnClear from Selected Cells. Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọnClear Rules from Entire Sheet.
*
Xóa bỏ định dạng gồm điều kiện

Tùy vào tệp tin Excel của bạn cơ mà bạn gồm thể xóa bỏ định dạng ở một hoặc nhiều ô không cần thiết. Sau khoản thời gian xóa định dạng bạn sẽ thấy tốc độ load của file tăng lên đáng kể đấy.

Xem thêm: Những Bộ Phim Về Khả Năng Sinh Tồn Cực Hay, Top 5 Bộ Phim Sinh Tồn Đáng Xem Nhất

➤ Tham khảo các kỹ năng văn phòng phù hợp với công việc của mình

Cắt các ô tính không sử dụng

Việc người sử dụng không sử dụng hết những ô tính trong bảng excel là khá bình thường. Tuy vậy khi file Excel của bạn đã chứ dữ liệu vượt lớn cùng những công thức phức tạp thì việc dư thừa nhiều ô tính trống cũng khiến cho việc load tệp tin bị chậm lại. Cùng thừa vượt nhiều ô trống khiến việc kéo xuống của người cần sử dụng cũng trở nên bất tiện. Việc cắt đi những ô tính thừa không sử dụng đến là cách để giảm dung lượng file Excel hiệu quả. Bí quyết thực hiện như sau:

Chọn mặt hàng cột không sử dụng bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống. Sau đó chuột phải chọn delete để xóa. Các ô tính vào vùng bạn chọn sẽ được xóa bỏ.

*
Xóa phần ô trống không cần thiết

Cách xoá Data Links

Việc gắn kèm các link liên kết hoặc liên kết tham khảo góp người dùng tất cả thể dễ dàng tra cứu thông tin, nguồn gốc dữ liệu dễ dàng. Tuy nhiên việc gắn quá nhiều liên kết cũng sẽ khiến đến tốc độ load file của bạn bị chậm. Vày vậy với những link không cần thiết bạn nên xóa đi để giảm dung lượng tệp tin Excel.

Mở tệp tin Excel, chọnData> ChọnEdit Links> Chọnlink liên kếtmà bạn muốn xóa > ChọnBreak Link.

*

Chọn Break Links để xong thao tác.

*

Giảm dung lượng file Excel bằng biện pháp nén ảnh

Nếu file của bạn gồm chèn nhiều ảnh, bạn cần phải tối ưu hóa những ảnh đó để đảm bảo dung lượng của file không quá lớn.

Một vấn đề lúc nén ảnh, cho dù là trước hay sau khoản thời gian chèn vào tệp tin là ảnh sau khoản thời gian nén sẽ mất đi một phần chất lượng. Vậy nên việc gồm nén ảnh hay không tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.

Đối với nén ảnh trước lúc chèn vào file, bạn bao gồm thể sử dụng các ứng dụng nén ảnh trực tuyến rất phổ biến trên internet hoặc dùng những phần mềm chỉnh sửa ảnh siêng biệt như Photoshop.

Nếu bạn muốn nén một ảnh đã được chèn vào file, bạn gồm thể thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Chọn ảnh vào file cơ mà bạn muốn nén. Bước 2: Mở tab Picture Tools Format. Nếu bạn không thấy tab này có nghĩa là bạn chưa chọn ảnh. Bước 3: Trong team công cụ Adjust, bạn chọn Compress Picture.
*
Nén ảnh Bước 4: trong hộp thoại Compress Picture, bạn tích vào Apply only to lớn this picture nếu bạn chỉ muốn nén một ảnh vừa chọn hoặc để trống nếu bạn muốn áp dụng nén cho toàn bộ ảnh vào file. Bước 5: Ở mục resolution, bạn chọn E-mail (96 ppi) để có mức độ nén cao nhất. Bước 6: Nhấn OK để dứt việc nén ảnh. Sau đó lưu lại file.

Xóa định dạng dữ liệu

Định dạng dữ liệu chất nhận được cấu trúc tin tức trong bảng tính chính xác hơn nhưng nó cũng sẽ khiến cho dung lượng tệp tin của bạn lớn hơn. Bởi vì vậy nếu muốn giảm dung lượng file bạn cần xóa các định dạng này. Cách thực hiện như sau:

Chọn các hàng và cột được định dạng. Lưu ý các ô này trống và không chứa dữ liệu. Bạn nhấn chọn trang chủ >> Editing >> Clear Format
*
Xóa định dạng dữ liệu

Xóa Watch

Các file Excel lớn, có nhiều sheet và những công thức thường chứa watch. Điều này còn có thể khiến dung lượng tệp tin Excel của bạn nặng hơn. Bởi vì vậy sau thời điểm làm việc bạn đề xuất xóa các watch để giảm dung lượng file Excel. Biện pháp thực hiện như sau:

Bạn nhấn chọn tab Formula tab >> Watch Window Tiến hành chọn toàn bộ rồi nhấn Delete để xóa Watch
*
Xóa Watch để nén tệp tin

Trên đây là 8+ cách giảm dung lượng file Excel mà lại dacnhiem.vn muốn giành riêng cho bạn, hãy làm thử ngay với chờ xem kết quả nhé!

Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất giành riêng cho các newbie